Datenschutzhinweise für Bewerber*innen

Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert Hermes gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von Bewerberdaten.

1 Verantwortliche Stellen

Verantwortliche Stellen gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung sind nachfolgende Hermes Unternehmen (soweit du dich bei einem oder mehreren Unternehmen beworben hast oder dich in einem Anbahnungsverhältnis zu einem Arbeitsvertrag befindest):

Hermes Germany GmbH

Essener Straße 89

22419 Hamburg

Hermes Europe GmbH

Essener Straße 89

22419 Hamburg

Kontaktdaten (allgemein):

Tel.: +49 / 40 / 53755 – 0

Fax.: +49 / 40 / 53754 – 870

zentrale@hermesworld.com

Nachfolgend werden die Hermes Unternehmen gemeinsam als „Hermes“ bezeichnet.

2 Personenbezogene Daten

Bewerberdaten im Sinne dieser Datenschutzhinweise sind alle personenbezogenen Daten, die uns die Bewerber*innen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen.

3 Datenverarbeitungszwecke

Hermes verarbeitet deine Bewerberdaten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Weitere Einzelheiten und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken sind gegebenenfalls in den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen oder vorformulierten Erklärungen enthalten.

4 Datenübermittlung in ein Drittland

Wir haben grundsätzlich eine Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in der Europäischen Union in Auftrag gegeben. Dennoch kann es zu Verarbeitungen deiner personenbezogenen Daten in einem Drittland kommen. Für dieses Drittland gibt es eventuell keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Wir haben das Datenschutzniveau daher mit geeigneten Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO abgesichert.

5 Datensicherheit

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um deine Daten vor Verlust, Veränderung oder Fremdzugriff zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend von uns verbessert. Unsere Website verwendet zur Verschlüsselung den Industriestandard SSL (Secure Sockets Layer). Dadurch wird die Vertraulichkeit deiner persönlichen Angaben über das Internet gewährleistet.

Alle unsere Mitarbeiter*innen werden regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und zum sicheren und vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten unterrichtet. Alle unsere Mitarbeiter*innen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben entsprechend in ihren Arbeitsverträgen eine Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes unterschrieben.

6 Rechtsgrundlage

Wir erheben und verarbeiten deine persönlichen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

  1. Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Eine Einwilligung ist jede freiwillige für einen bestimmten Fall und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass diese mit der Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
  2. Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorbereitender Maßnahmen gemäß § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz; Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses), deine Daten sind für uns erforderlich, um den Vertragsschluss mit dir vorzubereiten oder unsere vertraglichen Pflichten dir gegenüber zu erfüllen.
  3. Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, die Verarbeitung deiner Daten ist also bspw. aufgrund eines Gesetzes oder sonstiger Vorschriften vorgeschrieben.

Die Verarbeitung deiner Bewerberdaten erfolgt grundsätzlich, um deine Bewerbung im Hinblick auf eine konkrete Stellenbeschreibung zu prüfen und zu beurteilen oder – bei Initiativbewerbungen – im Hinblick auf offene Stellen zu evaluieren (§ 26 BDSG). Dies beinhaltet insbesondere folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung deiner Geeignetheit für die beworbene Stelle, ggfs. für die Registrierung in unserem Jobportal, ggfs. für die Erstellung des Arbeitsvertrags, Abrechnungszwecke (Reisekosten, Bewirtung), vertragsbezogene Kommunikation.

Die Verarbeitung kann für bestimmte Zwecke auch aufgrund deiner Einwilligung erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das ist insbesondere der Fall, wenn wir danach fragen, ob wir deine Bewerberdaten an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben dürfen oder deine Bewerberdaten in einen Talent-Pool aufnehmen dürfen.

7 Deine Datenschutzrechte

Deine Rechte

Hinsichtlich deiner persönlichen Daten stehen dir gegenüber Hermes grundsätzlich folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung
    Sofern deine persönlichen Daten falsch erfasst worden sind, kannst du das jederzeit korrigieren lassen.
  • Recht auf Löschung
    Sofern du deine persönlichen Daten gelöscht haben möchtest, sind wir unter Umständen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, etwa zu steuerlichen oder buchhalterischen Zwecken, gehalten, diese Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern. In diesem Fall werden wir die Daten unverzüglich nach Ablauf der Speicherfrist löschen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
  • Recht auf Widerruf gegen die Verarbeitung
    Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Beschwerderecht

Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner persönlichen Daten durch Hermes zu beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
https://datenschutz-hamburg.de

8 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zur Verarbeitung deiner persönlichen Daten, sowie zur Ausübung deiner Betroffenenrechte wende dich bitte an:

datenschutz@hermesworld.com

Achte bitte bei deiner Anfrage darauf, uns deine vollständigen Kontaktdaten (Vorname, Name und Adresse) zur Verfügung zu stellen, nur so können wir dich eindeutig identifizieren und deine Anfrage beantworten.

9 Deine Widerspruchs- und Widerrufsmöglichkeiten

Deine Bewerbung kannst du jederzeit zurücknehmen und somit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten widersprechen. Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an den in der Stellenausschreibung genannten Ansprechpartner. Mit Eingang deines Schreibens oder deiner E-Mail ist das Bewerbungsverfahren für dich abgeschlossen.

Du hast jederzeit das Recht, die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zur Speicherung deiner Bewerberdaten im Talentpool zu widerrufen. Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an die in der Stellenausschreibung genannten Ansprechpartner*innen. Legst du den Widerruf zur Speicherung der Bewerberdaten im Talentpool ein, werden deine Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen.

10 Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern deine Bewerberdaten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer einer Vertragsanbahnung. Falls wir uns nicht für dich entschieden haben sollten oder du von deiner Bewerbung zurücktrittst, werden deine Daten nach 6 Monaten gelöscht oder, im Falle deiner Einwilligung in den Talentpool, nach 24 Monaten gelöscht, sofern deine Einwilligung nicht erneuert wird. Bei der Vertragsanbahnung werden deine Daten in die Personalakte übertragen. Im Original übersandte Bewerberunterlagen werden spätestens nach Fristablauf im Original zurückgesandt. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Bewerberdaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen).

Rechtsgrundlage dafür, dass wir die Daten nicht unmittelbar löschen, ist Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 15 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Die Daten werden in diesem Zeitraum ausschließlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen genutzt, sofern erforderlich.

11 Nicht unmittelbar bei dir erhobene Daten und/oder Datenkategorien

Soweit dies für die Verarbeitung deiner Bewerbung oder für die Verarbeitung zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, erheben wir ggfs. Daten von Dritten (z.B. Personalvermittler) oder aus öffentlichen Quellen (Handels- oder Melderegister, Presse, Internet oder soziale Medien), jedoch nur soweit wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten zulässigerweise erheben und verarbeiten dürfen. Zu den relevanten personenbezogenen Datenkategorien gehören insbesondere

  • Adress- und Kontaktdaten (Wohnhaft, Telefonnummer, E-Mailadresse)
  • Informationen über dich im Internet oder sozialen Netzwerken

12 Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Unabhängig davon, über welchen Kanal du dich bei Hermes beworben hast (z.B. via Hermes Online-Jobportal, via Stellenportale wie z.B. Stepstone, via soziale Netzwerke wie z.B. Xing oder LinkedIn, postalisch oder via unserem Recruiting-Chatbot) werden deine Bewerberdaten in einer zentralen Bewerberdatenbank gespeichert.

Innerhalb von Hermes erhalten nur diejenigen Personen und Stellen des jeweiligen Hermes Unternehmens deine Bewerberdaten, die du zur Bearbeitung deiner Bewerbung oder zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen (wie Führungskräfte, Stellenverantwortliche, Buchhaltung, HR-Mitarbeiter*innen usw.).

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe deiner Daten nur, sofern und soweit

  • wir hierzu zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Auskunft, Meldung bei Finanzbehörden) verpflichtet sind oder die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse liegt (z.B. Offenlegung bei Strafverfolgung);
  • externe Dienstleistungsunternehmen die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (externe Rechenzentren, Betrieb der Bewerbermanagementdatenbank, usw.), wobei diese Dienstleister von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards unterliegen;
  • du uns hierzu ausdrücklich eine Einwilligung gegeben haben (z.B., wenn wir deine Bewerbung an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben möchten).

13 Pflicht zur Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten

Wenn du zum Zwecke der Bewerbung oder Vertragsanbahnung mit Hermes in Kontakt trittst, stellst du uns deine Bewerberdaten auf freiwilliger Basis zur Verfügung. Du brauchst uns nur diejenigen Daten bereitzustellen, die wir für die Bearbeitung deiner Bewerbung oder im Rahmen eines vorvertraglichen Verhältnisses benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

14 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Hermes setzt keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO im Zusammenhang mit deiner Bewerbung oder deinen Bewerbungsdaten ein.

15 WhatsApp Chatbot

Du hast die Möglichkeit, dich bei uns über einen WhatsApp Chatbot zu bewerben. Dieser ist auf diversen Stellenportalen, auf unserer Homepage sowie auf Social-Media-Kanälen zu finden. Durch das Scannen eines QR-Codes oder durch Klicken des Buttons „Via WhatsApp bewerben, gelangst du zum Chatbot. Es öffnet sich dann automatisch WhatsApp bzw. die WhatsApp-Seite, über welche man, mittels eines Links in die App gelangt. Der Chat ist standardmäßig Ende-zu-Ende verschlüsselt. WhatsApp ist ein Nachrichtendienst der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Um dir den Kontakt über WhatsApp mit uns zur Verfügung zu stellen, nutzen wir die Messenger der Communication Platform der 360dialog GmbH, Torstraße 61, 10119 Berlin.

15.1 Verarbeitungszwecke

Der Zweck der Verarbeitung ist die Aufnahme deiner Bewerberdaten im Recruiting-Chatbot und die Weiterleitung an unser Bewerbermanagement-System.

15.2 Art der Daten

Beim Start des Chats fallen folgende personenbezogene Daten an:

  • Name, Vorname
  • Adressdaten
  • E-Mail-Adresse
  • Berufserfahrung
  • Deutschkenntnisse
  • Information zur Fahrerlaubnis

Der Gesprächsverlauf mit dem Chatbot ist vorgegeben, wir bitten dich die Fragen zu beantworten, wir bitten dich deshalb uns nur die Daten zu übermitteln, die für deine Bewerbung und die Beantwortung der Fragen zwingend erforderlich sind. Die Verarbeitung all dieser Daten dient dazu, dir eine schnelle und effiziente Kontaktmöglichkeit zur Verfügung zu stellen.

15.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der Daten wird auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorgenommen. Die Einwilligung zur Nutzung wird vor Start der Kommunikation mit WhatsApp abgegeben.

15.4 Dauer der Speicherung

Über die WhatsApp Business API werden die ein- und ausgehenden Nachrichten bis zu 7 Tagen zwischengespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

15.5 Widerrufs-/Widerspruchs- und Löschungsmöglichkeit

Du kannst jederzeit der Datenverarbeitung deiner personenbezogenen Daten widersprechen. Wir werden diese dann umgehend aus unserem System löschen. Weitere Informationen hierzu findest du unter dem Punkt 8.

15.6 Weitere Informationen

Durch die Nutzung von WhatsApp möchten wir darauf hinweisen, dass die von dir eingegebenen Daten bei WhatsApp gespeichert werden. Deine Daten werden nach den Standards von WhatsApp aufbewahrt und behandelt. Solltest du deine Betroffenenrechte gegenüber WhatsApp geltend machen wollen, wende dich bitte direkt an WhatsApp.

WhatsApp Ireland Limited
4 Grand Canal Square
Grand Canal Harbour
Dublin 2; Irland

https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?eea=1%22

15.7 Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in Drittländern

Wir weisen darauf hin, dass durch die Nutzung von WhatsApp eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden kann. Dies kann unter Umständen mit dem Risiko einer erschwerten Rechtsdurchsetzung verbunden sein, was ein Risiko für den einzelnen Nutzer darstellt.

15.8 Pflicht zur Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten

Du bist zu einer Bekanntgabe personenbezogener Daten nicht verpflichtet. Soweit du deine Einwilligung nicht erteilst, kann keine Kontaktaufnahme durch dich über WhatsApp erfolgen.

16 Aktualisierung und Änderung

Teile der Datenschutzhinweise können von uns geändert oder aktualisiert werden, ohne dass du vorher von uns benachrichtigt werden. Bitte überprüfe die Datenschutzhinweise, bevor du unser Angebot nutzt, um bei möglichen Änderungen oder Aktualisierungen auf dem neusten Stand zu sein.

Aktueller Stand der Datenschutzhinweise: Februar 2022