Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert Hermes gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von Bewerberdaten.

1 Verantwortliche Stellen

Verantwortliche Stellen für die Datenverarbeitung sind nachfolgende Hermes Unternehmen (soweit Sie sich bei einer oder mehrerer dieser Unternehmen beworben haben oder sich in einem Anbahnungsverhältnis zu einem Arbeitsvertrag befinden):

Hermes Germany GmbH

Essener Straße 89

22419 Hamburg

Hermes Europe GmbH

Essener Straße 89

22419 Hamburg

Kontaktdaten (allgemein):

Tel.: +49 / 40 / 53755 – 0

Fax.: +49 / 40 / 53754 – 870

zentrale@hermesworld.com

Nachfolgend werden die Hermes Unternehmen gemeinsam als „Hermes“ bezeichnet.

2 Datenverarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Bewerberdaten im Sinne dieser Datenschutzhinweise sind alle personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern inklusive der von diesen eingereichten Bewerbungsunterlagen, welche Hermes im Rahmen der im Folgenden beschriebenen Zwecke verarbeitet.

Hermes verarbeitet Ihre Bewerberdaten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), zu den im Folgenden dargestellten Zwecken. Weitere Einzelheiten und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken sind gegebenfalls in den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen oder vorformulierten Erklärungen enthalten.

• Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten erfolgt grundsätzlich, um Ihre Bewerbung im Hinblick auf eine konkrete Stellenbeschreibung zu prüfen und zu beurteilen oder – bei Initiativbewerbungen – im Hinblick auf offene Stellen zu evaluieren (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 BDSG). Dies beinhaltet insbesondere folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung Ihrer Geeignetheit für die beworbene Stelle, ggfs. für die Registrierung in unserem Jobportal, ggfs. für die Erstellung des Arbeitsvertrags, Abrechnungszwecke (Reisekosten, Bewirtung), vertragsbezogene Kommunikation.
• Sofern dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Bewerberdaten gegebenenfalls auch über die vorstehend genannten Zwecke hinaus. Derartige Verarbeitungen erfolgen jedoch nur und insoweit, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits gegen eine Verarbeitung sprechen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Dies kann folgende Zwecke beinhalten: Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder Recherche öffentlich zugänglicher Register oder Daten; Entwicklung von Scoring-System oder automatisierten Entscheidungsprozessen).
• Die Verarbeitung kann für bestimmte Zwecke auch aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Das ist insbesondere der Fall, wenn wir Sie danach fragen, ob wir Ihre Bewerberdaten an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben dürfen oder Ihre Bewerberdaten in einen Talent-Pool aufnehmen dürfen.
• Darüber hinaus kann die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten – sofern entsprechende gesetzliche Pflichten bestehen – auch zum Zwecke der Erfüllung öffentlicher Aufgaben oder im öffentlichen Interesse erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c oder lit. e DSGVO). Dies kann folgende Zwecke bzw. gesetzliche Verpflichtungen beinhalten: Sozialgesetzbuch, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Gewährleistung der Arbeitssicherheit, steuerrechtliche Kontroll- und Meldepflichten, Zwecke der Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche, etc.

3 Nicht unmittelbar bei Ihnen erhobene Daten und/oder Datenkategorien

Soweit dies für die Verarbeitung Ihrer Bewerbung oder für die Verarbeitung zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, erheben wir ggfs. Daten von Dritten (z.B. Personalvermittler) oder aus öffentlichen Quellen (Handels- oder Melderegister, Presse, Internet oder soziale Medien), jedoch nur soweit wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten zulässigerweise erheben und verarbeiten dürfen. Zu den relevanten personenbezogenen Datenkategorien gehören insbesondere

• Adress- und Kontaktdaten (Wohnhaft, Telefonnummer, E-Mailadresse)
• Informationen über Sie im Internet oder sozialen Netzwerken

4 Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Unabhängig davon, über welchen Kanal Sie sich bei Hermes beworben haben (Hermes Online Jobportal, Soziale Netzwerke wie Xing oder LinkedIn, postalische Bewerbung) werden Ihre Bewerberdaten in einer zentralen Bewerberdatenbank von Hermes gespeichert.

Innerhalb von Hermes erhalten nur diejenigen Personen und Stellen des jeweiligen Hermes Unternehmens Ihre Bewerberdaten, die sie zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen (wie Führungskräfte, Stellenverantwortliche, Buchhaltung, HR-Mitarbeiter zur Vertragserstellung, usw.). Im Einzelfall können wir Ihre Bewerberdaten innerhalb des jeweiligen Hermes Unternehmens an Fachverantwortliche für andere vakante Stellen weitergeben, falls sich Ihre Bewerbung hierfür eignet.

Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten nur, sofern und soweit

• wir hierzu zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Auskunft, Meldung bei Finanzbehörden) verpflichtet sind oder die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse liegt (z.B. Offenlegung bei Strafverfolgung);
• externe Dienstleistungsunternehmen die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (externe Rechenzentren, Betrieb der Bewerbermanagementdatenbank, usw.), wobei diese Dienstleister von uns vorgegebenen Sicherheitsstandards unterliegen;
• Sie uns hierzu ausdrücklich eine Einwilligung gegeben haben (z.B. wenn wir Ihre Bewerbung an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben möchten).

Darüber hinaus werden wir Ihre Bewerberdaten nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass wir Sie hierrüber ausdrücklich und gesondert informieren.

5 Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre Bewerberdaten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer einer sonstigen Vertragsanbahnung. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens oder der Vertragsanbahnung werden Ihre elektronisch erhobenen Bewerberdaten für 6 Monate gespeichert und anschließend entweder anonymisiert oder vollständig gelöscht. Im Original übersandte Bewerberunterlagen werden spätestens nach Fristablauf im Original zurückgesandt. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Bewerberdaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen).

Sofern Sie uns hierzu ausdrücklich Ihre Einwilligung gegeben haben, werden wir Ihre Daten in unseren Talent-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von 12 Monaten gelöscht, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht erneuern.

6 Datenübermittlung in ein Drittland

Sämtliche von Ihnen an Hermes übermittelte Bewerberdaten werden innerhalb des europäischen Wirtschaftsraum EU/EWR gespeichert und verarbeitet. Nur sofern dies zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich sein sollte (z.B. Bewerbung für eine Stelle im Ausland) oder Sie eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, werden Ihre Daten in Drittländer übermittelt.

7 Ihre Datenschutzrechte

Ihre Bewerbung können Sie jederzeit zurücknehmen. Bitte wenden Sie sich hierzu mit formlosem Schreiben an den in der Stellenausschreibung genannten Ansprechpartner. Mit Eingang Ihres Schreibens oder Ihrer E-Mail ist das Bewerbungsverfahren für Sie abgeschlossen.

Ferner stehen Ihnen gegenüber Hermes hinsichtlich Ihrer Bewerberdaten grundsätzlich folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (siehe dazu unten Ziffer 11)
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Gegebenenfalls bestehen einige der vorgenannten Rechte nur unter zusätzlichen Voraussetzungen.

Sofern Sie uns eine Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten gegeben haben (insbesondere für eine längere Aufbewahrung), haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

8 Ansprechpartner und Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zu Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Bewerberdaten sowie für Auskünfte, Berichtigungen, Löschungen, Verarbeitungseinschränkungen, Widersprüche oder wegen der Übertragung Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzbeauftragter der Hermes

Essener Straße 89

D-22419 Hamburg

E-Mail: datenschutz@hermesworld.com

Achten Sie bitte bei Ihrer Anfrage darauf, uns Ihre vollständigen Kontaktdaten (Vorname, Name und Adresse) zur Verfügung zu stellen; nur so können wir Sie eindeutig identifizieren und Ihre Anfrage schnell beantworten.

9 Pflicht zur Datenbereitstellung?

Wenn Sie zum Zwecke der Bewerbung oder Vertragsanbahnung mit Hermes in Kontakt treten, stellen Sie uns Ihre Bewerberdaten auf freiwilliger Basis zur Verfügung. Sie brauchen uns nur diejenigen Daten bereitzustellen, die wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder im Rahmen eines vorvertraglichen Verhältnisses benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

10 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Hermes setzt keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung oder Ihren Bewerbungsdaten ein.

11 Ihr Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

1. Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Voraussetzung für Ihr Widerspruchsrecht ist allerdings, dass hierfür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben.
   Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre Bewerberdaten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können hierfür zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen.
   Selbstverständlich können Sie Ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen.
2. Ihrer Bewerberdaten werden nicht zu Zwecken der Direktwerbung genutzt. Gemäß unserer gesetzlichen Verpflichtung informieren wir Sie gleichwohl darüber, dass Sie jederzeit das Recht haben, mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch gegen Werbung einzulegen.
   Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die unter Ziffer 8 genannten Ansprechpartner erfolgen.

Stand: Juli 2018