Auditierung der Letzten Meile

Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung von Sozialstandards

(Foto: Hermes)

Unsere Zusteller sind das Gesicht der Marke Hermes. Denn bei der Paketzustellung findet der eigentliche Kundenkontakt statt. Die Sicherstellung von Sozialstandards auf der „Letzten Meile“ ist für den Geschäftserfolg von Hermes somit wesentlich.

Sechs Elemente stellen die Einhaltung von Sozialstandards sicher:

  • Der Hermes Verhaltenskodex als Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen und Basis unseres Auditsystems
  • Das jährliche Self-Assessment für alle Service-Partner
  • Die externe Auditierung unserer Service-Partner durch die SGS-TÜV Saar GmbH sowie die interne Auditierung durch das Hermes-Auditoren-Team
  • Das Hinweisgebersystem und der externe Ombudsmann
  • Die Monatsgespräche zwischen den Service-Partnern und den Hermes-Managern Last Mile
  • Die regelmäßige, anonyme Zustellerbefragung

Das Auditsystem

Das Auditsystem wurde 2012 gemeinsam mit der SGS-TÜV Saar GmbH individuell für unser Geschäftsmodell entwickelt. Damit setzt Hermes neue Maßstäbe für die Branche. Als erster und bisher einziger Logistikdienstleister im Wettbewerb, der ein solches System unterhält, übernimmt Hermes eine klare Vorreiterrolle. Mit diesem Auditsystem werden die Generalunternehmer und Vertragspartner auf der „Letzten Meile“ regelmäßig überprüft. Generalunternehmer sind Vertragspartner, die eigene Zustellbasen betreiben, während die Vertragspartner von Hermes in der Regel keinen eigenen Standort betreiben, sondern ihre Sendungen aus Hermes-eigenen Depots zustellen.

Das System beinhaltet vier Elemente der Prüfung und Bewertung:

1. Onlinebasiertes Self-Assessment

Diese onlinebasierte Selbstüberprüfung wird einmal im Frühjahr jeden Jahres in Vorbereitung auf die Audits anhand eines Fragenkatalogs gemäß den Prüfkriterien des SGS TÜV Saar Audits von Generalunternehmen und Vertragspartnern selbst durchgeführt. Als Ergebnis erhalten die Unternehmer eine Zusammenfassung ihrer Handlungsfelder.

2. Externes Auditing (seit 2012): Prüfung durch die SGS-TÜV Saar GmbH und Internes Auditing (seit 2014)

Geprüft werden in diesem Rahmen Generalunternehmen und Vertragspartner auf Basis eines Fragenkatalogs. Dieser umfasst die Themenblöcke Beschäftigungsbedingungen- und Subunternehmermanagement, Gesundheit und Sicherheit, Einhaltung der Qualitätsstandards, Qualifizierung der Zusteller sowie die Einhaltung der Hermes Umweltleitlinien.

Stetige Weiterentwicklung

In den Jahren 2015 und 2016 wurden jeweils mindestens ein Drittel aller Generalunternehmen und Vertragspartner durch externe Auditoren von der SGS-TÜV Saar GmbH geprüft. Ergänzend wurde mindestens ein weiteres Drittel aller bereits zertifizierten Generalunternehmen durch interne Auditoren zu den gleichen Themenkomplexen überprüft.

Seit 2017 erfolgte eine Aufteilung der genannten Themenblöcke auf die internen und externen Auditoren, um eine tiefere Prüfung der einzelnen Bereiche zu ermöglichen. Die SGS-TÜV Saar GmbH konzentriert sich seitdem auf die Beschäftigungsbedingungen und das Subunternehmermanagement, während die internen Auditoren die verbleibenden Themen überprüfen. Die SGS-TÜV Saar GmbH führte in 2017 eine Vollprüfung aller Unternehmer durch, die internen Auditoren überprüften ca. ein Drittel der Unternehmer.

Erfüllt ein Unternehmer im Vollaudit nicht sofort die Anforderungen, wird ein Korrekturmaßnahmenplan erstellt, der innerhalb eines definierten Zeitraums umgesetzt sein muss. Die korrekte Umsetzung des Plans und damit die Einhaltung der Hermes-Anforderungen werden im Nachaudit überprüft.

Auditablauf

1. Vorgespräch

Im Vorgespräch erklärt der Unternehmer dem Auditor die Organisationsstruktur und die Arbeitsabläufe.

2. Rundgang & Interviews

Anschließend erfolgt der Rundgang durch die Betriebsstätte während der Beladung der Fahrzeuge und die Zusteller werden interviewt.

3. Prüfung der Unterlagen

Dann werden in Stichproben die Betriebsunterlagen geprüft, unter anderem Arbeitsverträge, Arbeitszeiterfassungen, Lohnabrechnungen und Tourenberichte. Falls zur Klärung nötig werden Zustellerinterviews geführt.

4. Zusammenfassung Ergebnisse

Abschließend fasst der Auditor seine Erkenntnisse zusammen. Falls es Abweichungen gegenüber den Hermes-Anforderungen gibt, werden diese direkt mit dem Unternehmer besprochen.

Beim externen Audit mit Schwerpunkt auf Beschäftigungsbedingungen und Subunternehmermanagement (seit 2017) sowie bei den Audits der Vertragspartner, Unternehmen ohne Standort, entfällt der Rundgang in der Betriebsstätte.

Die Unternehmerauditierung wird bei der Hermes Einrichtungs Service GmbH & Co. KG (HES) ebenso durchgeführt. HES lässt jährlich Vollprüfungen aller Depot-Unternehmer inklusive aller Subunternehmer durch die SGS-TÜV Saar GmbH durchführen, so dass hier zusätzliche Kontrollinstanzen wie ein Self-Assessment entfallen können. Schwerpunkte dieser Zertifizierungen sind: Beschäftigungsbedingungen und Dienstleistermanagement sowie Gesundheit, Arbeitssicherheit und Umwelt. Der Fokus liegt auf dem Gebiet der Beschäftigungsbedingungen und des Dienstleistermanagements. Bis 2016 wurden im Rahmen der Zertifizierung auch Themen aus dem Bereich Abwicklungsqualität geprüft. Diese Qualitätsthemen wurden nun komplett in den Bereich der internen HES-Qualitätsaudits übertragen.

3. Dokumentierte Monatsgespräche bei der Hermes Germany

Zwischen den Managern Last Mile der Hermes Germany und den Unternehmern werden monatlich dokumentierte Gespräche geführt. In diesen Gesprächen werden sämtliche Themen der Zusammenarbeit besprochen, dazu gehört als wesentlicher Aspekt die Unternehmerauditierung. Generalunternehmer und Vertragspartner haben die Gelegenheit, offene Fragen zu klären. Zudem wird der Stand der Umsetzung der vereinbarten Korrekturmaßnahmen überprüft, sofern Abweichungen im Audit festgestellt wurden.

4. Zustellerbefragung

Seit 2017 werden regelmäßige, anonyme Zustellerbefragungen durchgeführt, um ein Stimmungsbild zu den Arbeitsbedingungen auf der „Letzten Meile“ zu erhalten und daraus Ideen abzuleiten, wie der Job für die Zusteller attraktiver gestaltet werden kann. Die Befragung 2017 wurde Online in acht Sprachen durchgeführt und umfasste 29 Fragen rund um die Zustellertätigkeit.

Auf SENDUNG! Der Logistik-Podcast

Warum arbeitet Hermes mit Service-Partnern zusammen? Anhand welcher Kriterien werden Service-Partner ausgewählt? Und was kann ein Auditsystem leisten?

Dies und weitere Fragen beantwortet Katja Wilde, Social Responsibility Managerin bei Hermes Germany.

Zum Podcast

Audit-Ergebnisse im Berichtszeitraum

Die Abbildung zeigt die Audit-Kennzahlen für die Generalunternehmer und Vertragspartner von Hermes Germany (HG) und der Partner-Depots des Hermes Einrichtungs Service (HES) für die Jahre 2015 bis 2017.

Hermes Germany (HG)

Auditkennzahlen201520162017
Anzahl aktive
Vertragspartner
426403367
Anzahl durchgeführte
Audits (inkl. Nachaudits)
186244510

Hermes Einrichtungs Service (HES)

Auditkennzahlen201520162017
Geprüfte Depots424345
Zertifikat erteilt42 (100 %)43 (100 %)44 (97,7 %)
Davon Nachaudits7109

Unternehmerauditierung als Teil der Risiko-Prävention

Das Auditierungssystem hat sich für Hermes und seine Vertragspartner zu einem erfolgreichen Risiko-Präventionsprogramm entwickelt. 2017 wurden die Auditbereiche aufgeteilt und tiefer geprüft. Die SGS-TÜV Saar GmbH als externer Auditor übernimmt die Risikothemen Mindestlohn, Arbeitszeit und Subunternehmer-Management, während die internen Auditoren die Themen Arbeitssicherheit, Qualität und Umwelt prüfen.

Wenn Abweichungen zu den Hermes-Anforderungen festgestellt werden, sind unsere Vertragspartner verpflichtet, identifizierte Missstände innerhalb eines gesetzten Zeitraums zu beheben. Sie werden während des Prozesses von Hermes und durch die Manager Last Mile unterstützt. Werden die geforderten Anpassungen bis zu der gesetzten Frist nicht erfüllt, kann dies zur Beendigung unserer Geschäftsbeziehungen führen. Im Geschäftsjahr 2015 wurde sechs Vertragspartnern ohne Zertifikat gekündigt, 2016 gab es zwei entsprechende Kündigungen, 2017 wurde vier Partnern gekündigt.

Hermes hat zudem ein Hinweisgebersystem implementiert. Gehen interne oder externe Hinweise zu Verstößen des Code of Conduct ein, werden diese durch HR Legal untersucht. Im konkreten Fall kann ein Sonderaudit mit vertieftem Prüfscope durchgeführt werden. Im Geschäftsjahr 2017 wurden 6 Sonderaudits durchgeführt. In 2 Fällen wurde der Verdacht bestätigt und den Unternehmern in der Folge gekündigt.

Bei neuen Service-Partnern führt Hermes grundsätzlich zunächst eine Risikobewertung durch. Das bedeutet, der sozialversicherungsrechtliche Status wird anhand von Kriterien wie z.B. der Anzahl von sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern überprüft. Werden die Kriterien erfüllt, erfolgt im zweiten Schritt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung. Nur wenn auch dieses Verfahren positiv ausfällt, kann der Unternehmer für Hermes tätig werden.

Fortlaufende Verbesserung des Systems durch CR-Steuerungsgremium

Zur weiteren Verbesserung unseres Systems ist ein interdisziplinäres CR-Board (seit 2017 Auditkomitee) eingerichtet. Dies ist ein beratendes Arbeitsgremium, das mindestens einmal im Jahr zusammenkommt und den Auditfortschritt des letzten Jahres bewertet und ggf. Optimierungen vorschlägt. Das Komitee besteht aus Vertretern der General Area Manager sowie Vertretern der Fachbereiche Legal, Arbeitssicherheit, Qualität, Unternehmenskommunikation und CR.