Team IT Finance & IT Licensemanagement

Willkommen im Team IT Finance & IT Licensemanagement

Wir sehen IT nicht als Kostenpunkt, sondern als Wertbeitrag, was wir mit Zahlen Daten und Fakten hinterlegen. Wir wirken als Berater zwischen Management und IT.

Wir sind als Team für die Themen IT-Finanzen und Lizenzmangement bei Hermes im Einsatz. Im IT-Controlling bereiten für das IT-Management Zahlen fachlich und finanziell auf und übersetzten somit die IT in Finanzen. Ein Teil unseres Teams befasst sich mit den IT-Lizenzen und berät die Stakeholder. Allgemein sehen wir uns als Beratungsteam, was viel im Austausch mit anderen steht um Transparenz und Kostenbewusstsein zu etablieren.

Mitarbeiter9
TechstackProcon, Flexera, Apptio, Lexware, Office365, d3, SAP-BO
Unsere WerteZusammenhalt, Diversität, Eigenintiative

Positionen:

  • Teamleiter
  • IT-Controller
  • IT-Finance Manager
  • License- und Vendormanager

Das macht unser Team aus:

Die Teammitglieder und Menschen. Unsere Teammitglieder sind echt klasse. Das Team marschiert geschlossen in eine Richtung und sucht sich die Richtung gemeinschaftlich aus und muss nicht von einer Führungskraft dirigiert werden. Die Mischung aus langjährigen und neuen Teammitgliedern führt dazu, dass bestehende Prozesse verstanden werden, aber auch hinterfragt und optimiert werden können. Wir sind sehr kommunikativ und vernetzten uns viel mit anderen Abteilungen. Außerdem haben wir einen sehr harmonischen Umgang untereinander mit hoher gegenseitiger Wertschätzung. Diese Loyalität im Team hilft uns dabei Herausforderungen gemeinsam zu meistern.

Wir unternehmen als Team auch gerne etwas wie Kickern, „Dönerstag“, gemeinsames Mittagessen oder organisieren gemeinsame Tippspiele zur WM, EM und Bundesliga. Außerdem haben wir immer einen Vorrat an Kinderschokolade und Haribo parat.

So arbeiten wir zusammen:

Wir nutzen einen Mix aus klassischen Arbeitsweisen uns agilen Methoden. Bei routinierten Aufgaben und in der Zusammenarbeit mit bestimmten Abteilungen sind wir eher klassisch unterwegs. Wenn wir mit den Entwicklungsteams zusammenarbeiten, oder spontane Aufgaben übernehmen, gehen wir oftmals agil vor. Beispielsweise haben wir themenbezogene KANBAN-Boards in unserem Team eingeführt. Unsere Teammitglieder haben auch feste Verantwortlichkeiten und betreuen mindestens zwei verschiedene Themenpakete.

An diesen spannenden Themen arbeiten wir gerade:

Um die Kosten für verschiedene Anforderer spezifischer und effizienter darstellen zu können, arbeiten wir an der Einführung eines TBM-Tools. Mit dem höheren Detailgrad der Informationen können Projekte genauer geplant werden. Mit der besseren Qualität der Zahlen wollen wir mehr Transparenz für die Kunden schaffen und von der klassischen Kostenrechnung zu einem Servicepreis gelangen.

Ein anderes Thema ist die Einführung eines agilen Produktentwicklungsprozesses. Dieser sieht vor, dass wir von Anfang an involviert werden, wenn neue Produkte entwickelt werden. Mit den Infos vom Portfoliomanagement planen wir die Kosten und können so einige Risiken für die Durchführung des Projektes minimieren.

Interview mit Björn Krause, IT License & Procurement Manager bei Hermes seit August 2016

Im August 2016 wurde ich als Externer über univativ an Hermes vermittelt. Im März 2017 wurde dann eine interne Stelle frei und ich wurde übernommen, worauf ich bereits zu Beginn gehofft hatte da dieser Schritt gut in meine Lebens- und Karriereplanung gepasst hat. Der Weg in die Logistikbranche bedeutete für mich keine große Umstellung da ich in der Schifffahrtsbranche gelernt und auch jahrelang gearbeitet habe. Mich hat außerdem gereizt, dass Hermes als großes IT-Unternehmen agiert, obwohl ich auf diesem Gebiet noch etwas fachfremd war.

Meine Aufgabenbereiche sind das IT-Vendor- und Lizenzmanagement. Das Lizenzmanagement zielt darauf ab, die Compliance sicherzustellen. Wir achten darauf, dass jeder Nutzung von Hardware und Software Nutzungsrechte (Lizenzen) hinterlegt sind. Dafür haben wir verschiede Tools je nach Softwarehersteller im Einsatz. Das Ziel ist es hier Unterlizenzierungen zu vermeiden, um im Auditfall keine kostenintensiven Nachbestellungen tätigen zu müssen. Im IT-Vendormanagement kümmere ich mich um die Beschaffung von Lizenzen, Verlängerungen von Wartungen und externem Personal in der IT. Dazu gehört auch die Prüfung von Lizenzverträgen, die ich beiden Aufgabenbereichen zuordnen würde. Zudem stehe ich für Auskünfte über Auslaufdaten und Kosten sowohl für Lizenzen und Wartungen als auch für externes Personal zur Verfügung. In meiner Funktion bilde ich eine Art Schnittstelle zwischen der IT, dem zentralen Einkauf und dem juristischen Referat und bündele die Bedarfe in der IT.

In dieser Schnittstellenfunktion ist man immer auf das Einholen vieler Informationen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen angewiesen. Die Abstimmung in einem großen Konzern geht meist nicht sofort von der Hand, weil häufig mehrere Personen in den Prozess eingebunden sind. Bei größeren Beschaffungsprojekten ist die Einbindung der Muttergesellschaft (Otto) unabdingbar.

Im Gegensatz zu meinem vorherigen Job in der Schifffahrt, wo es starre Arbeitsschritte gab kann man sich bei Hermes frei entfalten, kann eigene Ideen einbringen und umsetzen und auch bis zu einem gewissen Grad eigene Entscheidungen treffen. Zudem konnte ich mich als fachfremder in die IT einarbeiten und hier viele Kenntnisse erlangen.

Das sind definitiv die flexiblen Arbeitszeiten, sowie das eigenständige Arbeiten. Arbeit und Freizeit lassen sich hier sehr gut in Einklang bringen. Hermes ist sehr familienfreundlich und es ist auch sehr kurzfristig eine Verlagerung der Arbeit ins HomeOffice möglich. Zudem gibt es viele Alternativen zum Arbeitsplatz im Büro. Man kann sich in einen Konferenzraum zurückziehen oder auch ganz gemütlich auf dem Sofa arbeiten. Ein weiterer positiver Faktor sind die Menschen, die hier arbeiten. Vom ersten Tag an ist hier ein WIR-Gefühl entstanden.

Das neue Teammitglied sollte sich für die neue Aufgabe motivieren können und Spaß an der Arbeit haben. Dazu sollte ein neues Teammitglied eigene Ideen in die Arbeitsprozesse einbringen. Wenn am Arbeitstag noch ein paar Minuten neben der Arbeit übrig sind, schadet es auch nicht, wenn man sich auch mal zu aktuellen Themen wie Politik oder Sport austauschen kann.

Interview mit Michael Laue, Senior IT-Controller bei Hermes seit Oktober 2012

Ich habe die Stelle des IT-Controllers bei Hermes über eine Online-Stellenanzeige entdeckt. Die Stellenbeschreibung hat mich sehr angesprochen, da sie meine Schwerpunkte aus dem Studium kombiniert: Logistik, Controlling und IT. Die IT hat mir schon immer gefallen und passt ideal zu meinem Hintergrund als Wirtschaftsingenieur. Ich bin sehr happy im Team und habe interessante Ausgabengebiete, die mir Spaß bringen. Da ich seit 2012 dabei bin, bin ich sozusagen das Urgestein der Abteilung.

Einerseits ist das die Leistungsverrechnung zwischen den verschiedenen Gesellschaften wie z.B. Hermes Germany, Hermes Europe und Hermes Fulfillment. Bei IT-Projekten sorge ich dafür, dass die Kostenanteile korrekt verrechnet werden.

Um der IT eine genauere Kostenplanung zu ermöglichen, bauen wir gerade ein TBM-Tool auf. Dies konfigurieren wir selbst und ich schreibe entsprechende Formeln, was mir viel Spaß macht. Dabei muss ich auch darauf achten, die Realität im System abzubilden und allen Anforderungen der Fachbereiche gerecht zu werden. Wir können durch unser TBM-Tool individuelle Reports für unterschiedliche Interessengruppen in der IT zur Verfügung stellen und eine sehr detaillierte, auf die IT abgestimmte, Budgetplanung erstellen.

Weiterhin mache ich das Rechnungscontrolling, Wirtschaftlichkeitsanalysen und bin Ansprechpartner für wirtschaftliche Fragestellungen für verschiedene Gesellschaften.

Auf der einen Seite musst man einen guten Umgang mit Menschen haben, da es viele verschiedene Fachbereiche und Persönlichkeiten gibt, auf die man sich einstellen muss. Man braucht auch eine Affinität zu Zahlen und sollte ein eher rationaler Typ sein, der ein geschultes Auge auf beispielsweise Verträge legen kann.

Im Controlling geht es nicht immer nur um die Zahl und den Vergleich von Ist- und Sollwert. Wir befassen uns mit den Hintergründen, wie die Zahl zustande kommt. Wir müssen oftmals die Balance finden zwischen den Kosten und Nutzen eines Produkts. Außerdem ist es sehr anspruchsvoll die Kosten detailliert darzustellen, sodass für alle Parteien mit unterschiedlichen Anforderungen aussagekräftige Reports entstehen können.

Wir „hüten“ den IT-Budgettopf und passen auf, dass die Kosten nicht explodieren. Wir steuern die Kosten und versuchen auch die klassischen IT-ler für ein Kostenbewusstsein zu motivieren. Beispielsweise wollen die IT-ler oftmals den Porsche unter den Servern und wir versuchen dann zu hinterfragen, ob ein VW nicht auch ausreicht.

Ich habe mich vom Fachlichen her sehr gefreut, als ich mithelfen durfte den Bestellprozess zu automatisieren. Als ich angefangen habe, hatte ich immer riesige Mappen, die ich vorbereiten musste, damit der Abteilungsleiter diese unterschreiben konnte. Mit dem neuen Tool ist alles viel flüssiger und einfacher geworden. Es gab viele positive Reaktionen aus den Fachbereichen und ich habe gemerkt, dass ich etwas bewegen konnte. Ansonsten ist man als Controller ja meist im Hintergrund.

Was mir sehr gefällt ist, dass wir ein sehr offenes Team sind. Ich kann mich auf meine Kollegen verlassen und wir ziehen an einem Strang. Wir haben eine super Atmosphäre bei uns, das kann ich mit 1000% -iger Gewissheit sagen. Ich kann mich wirklich auf meine Kollegen verlassen und sie können sich auch auf mich verlassen.